Le attività di Ri.T.M.O.
II
Gli Sportelli di accoglienza
e informazione del progetto Ri.T.M.O.
Attività informativa e progetti speciali
I principali punti di accesso al sistema integrato per l’orientamento del progetto Ri.T.M.O. sono gli otto Sportelli territoriali di acco-
glienza e informazione, sei situati all’interno dei Centri regionali di Orientamento di Cervignano del Friuli, Gemona del Friuli, Gorizia,
Pordenone, Trieste e Udine, e due attivati nei Comuni di Maniago e Tolmezzo, i cui operatori sono gestiti rispettivamente dalle
Cooperative Codess FVG e Cramars.
In questi anni il lavoro degli Sportelli si è basato sulla filosofia di fondo per cui solo attraverso il coordinamento della molteplicità di
azioni e interventi è possibile garantire ai cittadini del Friuli Venezia Giulia l’erogazione di servizi omogenei per efficacia e standard
qualitativi.
Le attività e le funzioni garantite dagli Sportelli possono suddividersi in:
- back office;
- front office;
- attuazione di ‘progetti speciali’.
Entrando nello specifico, si può sottolineare come l’attività di
back office
sia lo strumento di lavoro comune agli operatori degli
Sportelli; l’impostazione di tale lavoro comprende soprattutto le due attività fondamentali e proprie del Servizio, ovvero l’attività di
ricerca e quella di documentazione.
Il lavoro di ricerca ha come obiettivo l’individuazione di tutte le fonti informative necessarie allo sviluppo dei settori d’interesse trat-
tati degli Sportelli Informativi e il successivo relazionarsi con esse. Un elemento particolarmente importante in questa fase del lavoro
chiama in causa la professionalità del personale: si tratta della valutazione delle fonti stesse, siano esse pre-trattate (ad es. banche
dati), oppure oggetto di successivo trattamento documentario.
Fare ricerca significa in sostanza attivare, mantenere e incrementare il flusso delle informazioni in ingresso, relativamente ai settori di
competenza.
Per raggiungere gli obiettivi prefissati è necessario:
a.
avere cognizione delle fondamentali metodologie di ricerca delle informazioni;
b.
conoscere il territorio in cui gli Sportelli sono inseriti;
c.
sapere dove e come cercare le informazioni;
d.
conoscere tecniche e stru-
menti di ricerca (lettera, fax, telefono, rassegna stampa, colloquio personale, consultazione Internet, consultazione di banche dati e
guide, partecipazione a eventi quali fiere, convegni, seminari, congressi);
e.
essere in contatto con fonti e referenti che producono o
detengono informazioni;
f.
mantenere e coltivare i rapporti collaborativi instaurati con le fonti e i referenti individuati;
g.
riconoscere
le informazioni utili in base alle tematiche trattate e alle richieste dell’utenza.
Agli Sportelli informativi arrivano quotidianamente diverse informazioni reperibili sui più svariati supporti (dépliant, manifesti, opu-
scoli, guide, libri, riviste…). Scopo degli operatori è tradurre, elaborare, organizzare le informazioni in modo da renderle fruibili agli
utenti: è questa l’attività di documentazione, che si esplica in attività specifiche che consistono nel:
- leggere, interpretare, rielaborare e trattare in modo corretto le informazioni in entrata;
- produrre schede di sintesi delle informazioni da inserire negli archivi cartacei;
- classificare correttamente le informazioni sulla base del piano di classificazione adottato dagli Sportelli;
- trattare le informazioni sulla base della loro validità temporale, del target di utenza cui l’informazione è destinata, del supporto,
delle vie di accesso alle stesse;
- aggiornare e mantenere le informazioni (dossier, bacheche, vetrine, espositori presenti presso il servizio).
I principi su cui si basa l’attività e la filosofia degli Sportelli informativi sono rappresentati da due aspetti fondamentali: la centralità
della persona e la titolarità del diritto alle prestazioni. Ciò implica, sul piano operativo, trasparenza dei processi, integrazione dei ser-
vizi, globalità delle risposte, qualità delle prestazioni.
Per quanto riguarda l’attività di
front office
, gli Sportelli informativi offrono un servizio rivolto alle persone, quindi l’informazione
erogata non deve intendersi come un semplice e tradizionale meccanismo di ‘dare’ notizie, ma come
processo di comunicazione
in
cui informato e informatore sono ugualmente e attivamente impegnati nella scoperta e nell’individuazione dei più favorevoli canali
di comunicazione reciproca. Uno degli obiettivi primari del servizio, pertanto, è rendere la trasmissione delle informazioni uno stru-
mento di crescita per i giovani e tutte le persone che si rivolgono agli Sportelli, sì da far diventare la conoscenza della propria realtà
e della varietà delle possibilità uno strumento capace di creare nuove opportunità.
Le principali attività di front office, quotidianamente svolte, possono così riassumersi:
- accoglienza diretta degli utenti presso i centri;
- accoglienza degli utenti tramite telefono e i canali telematici;
- analisi dei bisogni dell’utenza;
- gestione dello sportello informativo e organizzazione del front office;
- assegnazione della consulenza individuale con lo psicologo del Centro e azione informativa integrata con l’attività di consulenza;
- registrazione dei servizi erogati tramite compilazione di schede relative alle attività svolte (schede monitoraggio utenza, schede di
programmazione delle attività e di descrizione delle attività svolte, schede interventi esterni, schede partecipazione eventi/fiere);
- mappatura e monitoraggio di enti, associazioni, istituzioni, servizi e strutture utili al servizio.
Nello svolgimento delle diverse attività gli operatori degli Sportelli organizzano inoltre interventi specifici, progettati e pianificati in
base alle esigenze emergenti del territorio, al fine di fornire un approfondimento su determinate tematiche. Questi
Progetti
Speciali
riguardano la realizzazione operativa di iniziative a carattere innovativo e integrativo.
